面白い

古いドキュメントはどのくらいの期間保持する必要がありますか?

Goldavelez.com様、

私は古い書類(支払いスタブ、クレジットカード請求書、保険書類など)を持っていて、ファイリングキャビネットはついにいっぱいになりました。 スキャンと並べ替えによって21世紀に移行することがおそらく最良の選択肢であることは知っていますが、すべてのドキュメントのスキャン、整理、バックアップなどに時間や労力を費やしたくはありません。 いつそれらを取り除くことができますか?

署名済み、

紙に覗かれて

親愛なるピービード、

完全にペーパーレス化することには利点があります(そして多くの人にとって、あなたが考えるほど多くの時間と労力を費やすことさえありません)が、紙のドキュメントが何年も(おそらく数十年も)遡る場合、それは気が遠くなり、明らかに、 、時間をかけてデジタル化する価値はありません。 ただし、ドキュメントのスタック内には、おそらくもう何年も保持すべきものがあり、余分なバックアップのためにデジタルコピーを作成する必要があります。 ただし、あふれているファイリングのほとんどの用紙は、自信を持ってリサイクルまたは細断処理できます。 さまざまな種類の重要なドキュメントの寿命の詳細を以下に示します。したがって、それらを整理して、紙づまりのスプリングクリーニングを行うことができます。

注:意見は、記録を保持する正確な日付によって異なりますが、これらは、膨らんだファイルキャビネットをトリミングするのに役立つさまざまな専門家からの基本的なガイドラインです。

「終わりまで」を維持するための文書

あなたが決して取り払ってはならない文書はすべてかなり明白です:彼らは政府機関からの公式文書であり、通常は弁護士が関与していますが、あなたが亡くなった場合、重要な価値のあるものに関連して、あなたの愛する人にとって非常に重要です交換する痛み。 何を保持し、何を細断するかをガイドで説明したように、これらには以下が含まれます。

  • 出生証明書
  • 社会保障カード
  • 年金計画書
  • IDカードとパスポート
  • 婚姻登録証
  • ビジネスライセンス
  • 軍の退役書類
  • 保険契約
  • 遺言、生き遺書、委任状(私たちはいつの日か死ぬことになるので、その準備をする必要があるため)
  • 車両のタイトル
  • ローン文書
  • 家の行為と住宅ローンの文書

さらに、CPAマークO.ディートリッヒの記録保持ガイドおよびニューヨーク州消費者保護局は、次のものを永久に保管することも推奨しています。

  • 家の記録:主要な家の改善とメンテナンスのためのチェックのキャンセル(家の所有権の期間)
  • 医療記録
  • 貴重品の写真またはビデオテープ
  • 納税申告書とワークシート
  • 所得税の支払い小切手
  • 年次IRAまたはその他の投資拠出声明、年金/利益分配情報リターン

これらのドキュメントの物理的なコピーは、セーフティボックスや防火金庫など、避難する必要がある場合に簡単に入手できる1つの場所などの安全な場所に保管し、オフサイトバックアップ用のデジタルコピーを作成します。 貴重な情報を追跡し、大切な人と共有するには、「緊急キットの場合」を参照してください。

新しいものが到着するたびにトスするドキュメント

紙のパレードは無限です。 良いニュースは、すべての新しい投資明細書、更新された保険証券、または他の多くの定期的に繰り返される文書であり、最新バージョンのみを保持できます。 具体的には、新しいドキュメントを取得したときにこれらのドキュメントを細断処理できます。

  • 毎月または四半期ごとの投資ステートメント(年次ステートメントについては、次のセクションを参照)
  • 社会保障に関する声明
  • 毎年更新される保険契約

特定の時間またはイベントまで保持する文書

最後に、特定のトリガーまたは時間の後に、一部のレコードを破棄できます。

  • クレジットカードの領収書:保証書や納税申告に必要な場合を除き、月次明細書と照合した後。 そのような場合は、保証の期限が切れるまで、または納税書類と一緒に領収書を製品マニュアルに保管してください。
  • 銀行預金または引き出し伝票:毎月の明細書と照合した後
  • クレジットカードと銀行取引明細書:税務サポートのために必要な場合は7年間、それ以外の場合は1年間。
  • 年次投資明細書:投資を売却するまでは、税務書類で売却した後7年間保有します。
  • 給与小切手:W-2フォームと調整し、税金を支払った後
  • 福利厚生の健康説明:1年
  • ユーティリティ記録:ニューヨーク州消費者保護局によると、少なくとも3年
  • 税金と補助記録(税関連の医療費、寄付など):一般的な推奨事項は7年です。これは、監査を受けた場合、通常IRSがさかのぼるからです。 IRSにはより具体的なガイドラインがあり、不正な返品の場合には3年から無期限にさまざまなアドバイスがあります)。

ビジネス記録を保持する期間

最後に、あなたがあなた自身のビジネスを所有しているか、フリーランスであるならば、あなたの記録保持ニーズはより複雑になります。 (これは深刻なビジネスです!)CK&Co公認会計士およびビジネスアドバイザーのビジネス記録保持に関する推奨事項(PDF)は、たとえば、年末の財務諸表を永久に保管し、保険契約を4年間失効させ、銀行の財務諸表を7日間保管する必要があると述べています年。

あなたの多くの記録や重要な文書を扱うことは少し面倒ですが、それでも本質的なものです。 少し紙の整理と上記のチェックリストを使用すると、はるかに体系化されたシステムが得られ、ファイルキャビネットのスペースが増えます。

愛、

Goldavelez.com